Если груз следует от склада получателя транзитом, без завоза на грузовую автостанцию, то первый, второй и третий экземпляры вручают водителю, а четвертый экземпляр с распиской водителя о получении первых трех остается на автостанции.
Первый экземпляр водитель, расписавшись на нем в получении груза, вручает отправителю, а тот, в свою очередь, делает соответствующие отметки о сдаче груза водителю во втором и третьем экземплярах.
Второй экземпляр вручается получателю, который делает отметку о приеме груза от водителя в третьем экземпляре.
Третий экземпляр водитель сдает либо автотранспортному предприятию, которое затем возвращает его хозрасчетной автостанции, либо непосредственно автостанции, если последняя входит в состав автотранспортного предприятия, выполнявшего перевозку.
Если груз предварительно завозят от отправителей на склад грузовой автостанции ее подвижным составом, то на каждый день работы автомобиля, доставляющего груз на автостанцию, составляют, кроме товарно-транспортных накладных, сопроводительную ведомость, на оборотной стороне которой записывают адреса получения груза, номера накладных, количество мест груза, а на лицевой стороне — фактическое исполнение этого плана, т. е. время прибытия под погрузку и разгрузку и отметки о приеме груза у отправителей и сдаче его на склад грузовой автостанции.
Такую ведомость применяют и при развозе груза со склада. В этом случае также выписывают четыре экземпляра накладных, из которых четвертый с распиской водителя остается на автостанции, первый вручается водителем грузоотправителю, а второй и третий вручаются кладовщику при сдаче грузов на склад автостанции. Затем второй и третий экземпляры вручаются при выдаче груза со склада водителю, направляющемуся в рейс.
Если груз должен быть завезен на склад грузовой автостанции транспортом отправителя, при оформлении заказа грузовая автостанция возвращает отправителю копию этого заказа с разрешением завоза груза на ее склад и указанием даты завоза. Одновременно на склад передают четыре экземпляра накладной. При завозе груза на склад отправителю вручают первый экземпляр накладной в обмен на копию заказа. Получив со склада грузовой автостанции груз, второй и третий экземпляры накладных, водители расписываются в книге учета приема и выдачи груза.